Manajemen & Organisasi Proyek

A.      TAHAP-TAHAP MANAJEMEN PROYEK

a)       Planning (Perencanaan)

       Proses dimana terdapat perencanaan atas semua pekerjaan yang akan dilaksanakan dari mulai awal sampai akhir termasuk tujuan-tujuan yang akan dicapai dari proses pembangunan proyek.

b)       Organizing (Organisasi)

       Organisasi merupakan sarana yang memungkinkan orang bekerja secara efektif dan terkoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang telah disepakati bersama.

c)       Actuating (Pelaksanaan Kegiatan)

       Pelaksanaan merupakan realisasi dari proses perencanaan yang dilakukan oleh semua anggota kelompok dengan tanggung jawab sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. 

d)       Controlling (Pengawasan)

       Agar hasil pekerjaan sesuai dengan rencana dalam pelaksanaan perlu adanya pengawasan sebagai control dan koreksi terhadap segala penyimpangan yang mungkin terjadi.

e)       Coordinating (Koordinasi)

       Agar pekerjaan berjalan dengan lancar maka perlu adanya koordinasi yang baik antar semua pihak yang terlibat didalamnya.

            Manajemen proyek yang baik dan didukung oleh kegiatan administrasi yang baik pula, akan dapat dengan mudah memonitor suatu kegiatan proyek dilapangan, mudah untuk memantau tingkat kemajuan proyek dan akan memudahkan dalam menentukan kebijaksanaan atau langkah-langkah yang harus diambil oleh pelaksana proyek.

Sedangkan ketentuan-ketentuan demi terjaminnya pelaksanaan organisasi adalah sebagai berikut :

a.        Pemberian tanggung jawab yang tegas dan cermat kepada tiap-tiap petugas.

b.       Pemberian tanggung jawab harus disertai dengan pelimpahan-pelimpahan wewenang yang memadai.

c.        Petugas dalam suatu jabatan tertentu hanya mengenai perintah dari seorang atasan saja.

d.       Petugas dalam bagian-bagian tertentu sesuai luasnya tanggung jawab pekerjaan, perlu diberikan tenaga pembantu yang diperlukan.

e.        Petugas bagian tertentu hanya mempunyai bawahan secara langsung tidak lebih dari jumlah yang dapat dikuasainya atau diawasinya.

Pembagian tugas didasarkan pada analisa tentang aktivitas-aktivitas   pekerjaan, harus dilaksanakan dan kemudian dikelompokkan menjadi satu tim.

B.    UNSUR-UNSUR PROYEK

Unsur-unsur pengelola proyek yang terlibat di dalam sebuah proyek adalah sebagai berikut  :

1.     Pemberi Tugas/Pemilik/Owner

2.     Konsultan Perencana

3.     Konsultan Pengawas

4.     Kontraktor Pelaksana

Keempat unsur tersebut mempunyai fungsi dan peranan masing-masing. Fungsi dan peranan tersebut adalah sebagai berikut  :

1.     Pemberi Tugas / Pemilik / Owner 

      Pemberi tugas atau lebih dikenal dengan istilah bouwheer adalah badan hukum/instansi atau perseorangan yang berkeinginan mewujudkan suatu proyek dan  memberikan pekerjaan bangunan  serta membayar biaya pekerjaan bangunan.

Adapun tugas dan wewenang dari owner/pemilik proyek adalah sebagai berikut:

§   Mempunyai ide/gagasan sesuai denagn rencana-rencananya.

§   Menyediakan dana dan lahannya.

§   Mengambil keputusan terakhir yang mengikat mengenai pembangunan proyek.

§   Mempunyai wewenang mutlak dalam menentukan dan mengangkat manajemen konstruksi, perencana serta pelaksana proyek.

§   Menangani dan menandatangani surat perintah kerja dan surat perjanjian dengan pelaksana proyek.

§   Bersama-sama manajemen konstruksi ikut mengawasi pelaksanaan pekerjaan, berhak memberi instruksi-instruksi kepada pelaksana proyek secara langsung maupun tidak langsung (melalui manajemen konstruksi).

§   Mengesahkan semua dokumen pembayaran atas pembayaran yang harus diberikan kepada pelaksana proyek.

§   Mempunyai wewenang penuh terhadap proyek sehingga berhak menerima/menolak perubahan-perubahan pekerjaan serta pekerjaan tambah dan pekerjaan kurang.

§   Berhak menolak pekerjaan-pekerjaan bila tidak sesuai dengan gambar rencana, bilamana perlu mencabut tugas pelaksana proyek tersebut bila dianggap tidak mampu melaksanakan pekerjaan.

§   Meminta pertanggung jawaban pada semua unsur terkait sebelum masa pemeliharaan habis bila terjadi kerusakan, sebagaimana ditetapkan bersama.

     Sedangkan tanggung jawab owner/pemilik proyek adalah sebagai berikut:

§   Memelihara hubungan kerja secara professional.

§   Membuat keputusan yang tepat sesuai dengan waktunya.

§   Memberikan dana yang dibutuhkan proyek.

2.     Konsultan Perencana

      Konsultan perencana adalah perseroan atau badan hukum yang bergerak pada jasa konstruksi bidang perencanaan pekerjaan pembangunan.

      Konsultan perencana menerima pendelegasian/penyerahan pekerjaan dari pemilik proyek/owner dengaan dua tahapan, yaitu:

a)     Rekayasa dan design awal

Rekayasa dan design meletakkan penekanan pada :

§  Konsep arsitektur

§  Pengevaluasian alternatif-alternatif proses teknologi

§  Keputusan-keputusan mengenai ukuran serta kapasitas

§  Tahapan konsep dan kelayakan

§  Aspek fungsional

§  Aspek teknis

§  Aspek kinerja bangunan (building performance)

§  Aspek ekonomis

b)     Rekayasa dan design detail/perincian

Melibatkan suatu proses analisa dan perencanaan struktur serta komponennya secara  berurutan sehingga sesuai dengan standar konstruksi, keamanan maupun peraturan-peraturannya.

Kegiatan-kegiatan konsultan perencana dalam melaksanakan rancang bangun meliputi  :

§  Perencanaan anggaran dan biaya pekerjaan

§  Gambar-gambar detail, maket design

§  Rencana kerja dan spesifikasi pelaksanaan pekerjaan

Selain itu, divisi perencana mempunyai tugas dan wewenang adalah sebagai berikut  :

a.       Perencana berkewajiban untuk berkonsultasi dengan pihak proyek, pada tahap perencanaan dan  menyusun dokumen  proyek.

b.       Membuat gambar perencanaan proyek secara keseluruhan yang meliputi gambar struktur, arsitektur serta mekanikal dan elektrikal sesuai dengan permintaan pemberi tugas denagn mempertimbangkan segi kekuatan, keindahan dan ekonomis serta peraturan daerah setempat.

c.       Perencana berkewajiban pula untuk mengadakan pengawasan berkala dalam bidang arsitektur dan struktur.

d.       Membuat estimasi/perhitungan biaya pembangunan secara garis besar yang   akan  menjadi acuan dalam penentuan biaya selama pelaksanaan pekerjaan (bila terjadi perubahan rencana).

e.       Bertanggung jawab penuh terhadap hasil perencanaan sehingga perencanaan tersebut terlaksana.

f.        Bertugas menghadapi kontraktor/pelaksana, dalam hal memberikan penjelasan/konsultasi dalam bidang arsitektur, struktur konstruksi serta mekanikal dan elektrikal.

g.       Merencanakan setiap perubahan dari rencana semula.

h.       Mempertanggung jawabkan hasil perencanaan kepada pemilik proyek.

i.        Mengadakan pengawasan secara berkala untuk melihat kemajuan pekerjaan maupun membantu mengatasi permasalahan di lapangan yang terkait dengan perencanaan.

j.        Berperan pula sebagai konsultan pengawas dan berhak menegur kontraktor/pelaksana proyek secara langsung maupun tertulis apabila ternyata pelaksanaan tidak sesuai dengan bestek.

k.       Meminta pemeriksaan pekerjaan secara khusus apabila diperlukan untuk menjamin pelaksanaan sesuai dengan isi dokumen kontrak.

l.        Menghadiri maupun menyelenggarakan rapat-rapat koordinasi pengelolaan proyek.

Supaya mendapatkan hasil perencanaan yang berkualitas dan sesuai dengan tujuannya maka perencana harus mempunyai tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu dengan kemampuan dan pengalaman yang cukup memadai dalam bidangnya masing-masing.

3.     Kontraktor Pelaksana

      Kontraktor Pelaksana adalah perseroan atau badan  hukum yang mewujudkan ide pemberi tugas ke dalam bentuk tiga dimensi yaitu sesuai dengan gambar kerja rencana.

Adapun tugas dan wewenang dari pelaksana proyek adalah sebagai berikut:

§   Melaksanakan  tugas yang diberikan dengan mematuhi peraturan dalam dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan bangunan.

§   Mengadakan konsultasi dengan divisi perencana serta mendapatkan bimbingan maupun pengarahan dari divisi pengawas mengenai pelaksanaan pekerjaan.

§   Menyusun rencana kerja proyek.

§   Menyediakan tenaga kerja, barang peralatan dan prasarana kerja kerja yang memadai.

§   Membuat detail pelaksanaan (shop drawing) dan membuat gambar akhir pekerjaan (asbuilt drawing).

§   Menjamin keamanan dan keselamatan kerja.

§   Membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan.

§   Mengadakan pengujian terhadap hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan.

§   Mengadakan perbaikan, perubahan, rekonstruksi dan pembetulan terhadap segala kesalahan selama masa pemeliharaan

C.      STRUKTUR ORGANISASI PELAKSANAAN PROYEK

1.       Pemilik Proyek ( Owner )

§  Pengguna Anggaran

§  Ketua Tim Teknis Pembangunan

§  Sekertariat

§  Bendahara

§  Tim Teknis

2.         Konsultan Pengawas

Divisi Pengawas adalah suatu organisasi atau perorangan yang bersifat multi disiplin yang bekerja untuk dan atas nama pemilik bangunan, dan harus mampu bekerja sama dengan perencana untuk mencapai hasil yang optimum dari suatu proyek.

Sebagai pihak yang mewakili owner dalam pelaksanaan proyek, divisi pengawas mempunyai fungsi sebagai berikut :

a.   Menjalankan pengawasan dan pengendalian dalam melaksanakan proyek di lapangan serta mengontrol kualitas dan kuantitas dari alat-alat dan bahan bangunan yang digunakan apakah sudah sesuai dengan Rencana Kerja dan Syarat-syarat  (RKS).

b.   Memberikan persetujuan mengenai laporan harian, laporan mingguan, dan laporan bulanan, dan menyusun Berita Acara Kemajuan Pekerjaan (BAKP)  yang merupakan laporan penelitian pengawas atas kemajuan pekerjaan serta mempertanggung jawabkan hasil-hasil tersebut kepada pemilik proyek.

3.       Konsultan Perencana

Perencana adalah suatu pihak yang ditunjuk oleh owner sebagai pihak yang bertindak selaku perencana dalam pekerjaan pembuatan gedung ini dalam batas-batas yang telah ditentukan baik secara teknis maupun administratif.

Konsultan Perencana mempunyai fungsi sebagai berikut :

1.   Membuat rencana pelaksanaan dan gambar kerja, merencanakan alat dan bahan yang digunakan serta metode pelaksanaan, dan membuat Rencana Anggaran Biaya  (RAB)   sesuai ide dan gagasan dari owner, baik untuk perancangan struktur, arsitektir, maupun mekanikal elektrikal berdasarkan peraturan-peraturan dan syarat-syarat kerja yang telah ada di Indonesia.

2.    Merencanakan setiap rencana perubahan dari rencana semula akibat adanya kendala-kendala fisik di lokasi proyek dan mempertanggung- jawabkan hasil rencana perubahan kepada Pemilik Proyek  (owner).

3.       Kontraktor Perancana

       Bagan alir struktur organisasi kontraktor pelaksana proyek

a.   Project Manager

     Project Manager adalah penanggung jawab pada organisasi kontraktor pelaksana.

b.   Site Manager

Site Manager merupakan  wakil dari Project Manager yang bertugas membantu  Project Manager   dalam mengendalikan jalannya proyek di lapangan.

c.   Site Engineer (Koordinator Pelaksana Proyek)

Koordinator pelaksana proyek adalah seorang tenaga ahli yang mengkoordinir berbagai pekerjaan di lapangan dan bertanggung jawab kepada Ketua tim teknis pembangunan atas kemajuan pelaksanaan pekerjaan.

d.   Keuangan dan Administrasi

Bagian Keuangan dan Administrasi adalah seorang tenaga ahli yang bertanggung jawab dan mengurusi segala sesuatu yang berkaitan dengan pengadaan barang, peralatan dan material untuk pelaksanaan proyek.

e.   Logistik

Tugas dan kewajiban dari bagian logistik adalah  :

§  Mengatur dan mengawasi keluar masuknya barang dari gudang.

§  Membuat pembukuan untuk semua barang yang keluar masuk gudang serta mencatat semua barang di dalam gudang untuk selanjutnya dilaporkan kepada kepala pelaksana proyek.

§  Mengatur tempat penyimpanan material dan merawat barang-barang di dalam gudang.

§  Membuat pembukuan pembelian dan persewaan alat-alat.

§  Mencari informasi sumber dan harga bahan dan mengatur jumlah uang yang digunakan dalam pembelian bahan.

f.    Pelaksana

Pelaksana  adalah seorang tenaga ahli yang membantu kepala pelaksana dalam mengerjakan fisik secara keseluruhan.

g.   Surveyor

Surveyor adalah tenaga ahli yang membantu kepala pelaksana dalam masalah pengukuran.

h.   Opperator

            Opperator adalah tenaga ahli yang bertanggung jawab atas operasi dan pemeliharaan peralatan di dalam proyek agar seluruh peralatan selalu siap pakai dalam mendukung pelaksanaan pekerjaan.

i.    Keamanan

Keamanan proyek sangat dibutuhkan sekali karena pada suatu proyek kemungkinan besar terjadi gangguan-gangguan yang tidak diinginkan.

j.    Mandor/ Pembantu Pelaksana

Mandor adalah orang yang membantu pelaksana dan memimpin beberapa pekerja untuk menyelesaikan suatu bagian pekerjaan dalam proyek.

k.   Pekerja

Pekerja adalah tenaga kerja yang melaksanakan pekerjaan proyek sesuai dengan perencanaan dan dibawah mandor.